หน้าตาของอีเมลล์ที่หลายคนคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี วันนี้เราจะมาเรียนรู้คำศัพท์ที่อยู่ในอีเมลล์กัน รวมถึงคำศัพท์ย่อที่จะเจอในการเขียนอีเมลล์ และการใช้ภาษาและระดับทางการในการเขียนอีเมลล์ถึงบุคคลในแต่ละระดับที่ต้องเจอบ่อยๆ กัน
- Inbox :: ที่สำหรับเก็บอีเมล์ ที่มีผู้ส่งเข้ามา
- Outbox :: ที่เก็บอีเมล์ ที่กำลังจะส่งออกไปหาผู้อื่น
- Sent Items :: ที่เก็บอีเมล์ ที่เราได้เคยส่งออกไปหาผู้อื่นแล้ว
- Delete Items :: ที่เก็บอีเมล์ ที่ได้ทำการลบทิ้งจาก Inbox แต่ยังเก็บสำรองไว้อยู่
- Drafts :: ที่เก็บอีเมล์ สำหรับใช้เก็บอีเมล์ต่าง ๆ ชั่วคราว ซึ่งอาจจะมีหรือไม่มีก็ได้
- Compose / New Mail :: เป็นการส่งอีเมล์ใหม่ ไปหาผู้อื่น
- Subject :: หัวข้อของอีเมล์ที่เราจะเขียนหรือส่งออกไป
- Attach :: การแนบไฟล์เอกสาร หรือโปรแกรมต่าง ๆ ไปกับอีเมล์ฉบับนั้น
- Address Book :: สมุดรายชื่อของอีเมล์ต่าง ๆ ที่เราสามารถเก็บไว้ เพื่อให้นำมาใช้งานได้ง่ายขึ้น
- Cc: (Carbon Copy) :: เป็นการส่ง mail ให้กับผู้รับหลาย ๆ คน โดยที่ทุกคนทราบว่า จดหมายฉบับนี้ ถูกทำสำเนา เพื่อที่จะส่งให้ผู้รับหลายคน
- Bcc: (Blind Carbon Copy) :: เป็นการส่ง mail ให้กับผู้รับหลาย ๆ คนโดยที่ทุกคนไม่ทราบว่า จดหมายฉบับนี้ถูกทำสำเนาเพื่อที่จะส่งให้ผู้รับหลายคน
- Reply :: หมายถึง การส่งตอบจดหมายกลับไปยังผู้ส่ง
- Reply All จะเป็นการตอบอีเมล์ ที่ผู้ส่ง ส่งมาถึงเรา และส่งกลับไปให้ทุกคนที่มีชื่ออยู่ในอีเมล์ฉบับนั้นด้วย
- Forward :: หมายถึง ส่งไปทั้งต้นฉบับ
หมวดคำย่อ ยอดฮิต ที่ใช้ในการส่งอีเมลล์
- BTW ย่อมาจาก By the way หมายความว่า อย่างไรก็ตาม หรือ อีกอย่างหนึ่ง
- FYI ย่อมาจาก For you information สำหรับคุณแจ้งไว้ให้ทราบหรือเป็นข้อมูล
- CC ย่อมาจาก carbon copy หมายความว่า เวลาเราส่งอีเมล์ ต้องส่งถึงคนที่เกี่ยวข้องด้วย
- Bcc ย่อมาจาก blind carbon copy เหมือน CC แต่ต่างกันตรงที่เวลาเราจะส่งอีเมล์คนรับจะไม่รู้ว่าเราส่งถึงใครบ้าง
- FW หรือ FWD ย่อมาจาก forwarded message คือการส่ง Email ที่เราได้รับมาแล้วให้คนที่เกี่ยวข้องต่อ
- RE ย่อมาจาก reply ซึ่งส่วนใหญ่เราจะเห็นที่หัวข้อ Email บ่อยมากๆ คือเป็นการบอกว่าตอบกลับ Email นั้นๆ
- TBA ย่อมาจาก To be announced จะประกาศให้ทราบทีหลัง
- TBD ย่อมาจาก To be determined จะกำหนดทีหลัง
วลีจำเป็นที่ใช้บ่อยๆ ในการเขียนอีเมลล์
- ระดับทางการ เพิ่งติดต่อกันครั้งแรก หรือหัวหน้าระดับสูง ให้ใช้คำว่า Dear Mr. / Mrs./ Ms. + นามสกุล เช่น Dear Mr. Jonny (*คำนำหน้าชื่อ Mr/Ms/Mrs อาจเขียนโดยไม่ใส่จุดก็ได้)
**สำหรับ Ms เป็นการไม่เจาะจงสถานภาพสมรสของผู้รับเพศหญิง ควรใช้เมื่อไม่ทราบข้อมูลดังกล่าวหรือไม่แน่ใจ** - ระดับกลางๆ หมายถึง คนที่เราจะติดต่องานด้วยอยู่ในระดับเดียวกัน อาจจะเป็นลูกค้า หรือหัวหน้างานที่รู้จักกันแล้ว คุ้นเคยกันดี ให้ใช้คำว่า Dear + ชื่อเขา ยกตัวอย่างเช่น Dear SomJeed
- ระดับกันเอง หมายถึง เพื่อนร่วมงานที่สนิท หรือลูกน้องก็ได้ แนะนำให้ใช้คำว่า Hello หรือ Hi + ชื่อเขา เช่น Hi Nanni
การเกริ่นนำ ..
หลังจากใช้คำทักทายขึ้นต้นแล้ว ก็มาในส่วนของการเกริ่นนำเล็กน้อยก่อนจะบอกในสิ่งที่เราต้องการ
ทักทายเล็กน้อยก่อนเข้าเรื่อง (ในกรณีที่ติดต่อกันมาก่อน) เช่น
- I hope you had a good weekend.
- I hope you are well.
- I hope this finds you well.
ขอโทษที่ตอบช้า เช่น
- Sorry for my late reply / response. ขอโทษด้วยนะคะที่ตอบช้า
- Sorry for not getting back to you earlier. ขอโทษนะคะที่ไม่ได้ติดต่อกลับไปก่อนหน้านี้
- Sorry for getting back to you late. ขอโทษที่ติดต่อกลับมาช้า
เกริ่นนำเข้าเรื่อง เช่น
- I’m writing to inform you that… ฉันเขียนอีเมล์มาเพื่อแจ้งว่า…
- I’m pleased to inform you that… ฉันยินดีที่จะแจ้งให้ทราบว่า…
- Please be informed that… ขอแจ้งว่า…
- Regarding / As per our telephone conversation yesterday… จากที่เราได้คุยโทรศัพท์กันเมื่อวานนี้…
- I am writing to inquire about… ฉันเขียนมาเพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับ…
- I would be grateful if you could… ฉันจะขอบคุณมากหากคุณช่วย…
เวลาที่แนบไฟล์มาด้วย ควรใช้ประโยคว่า
- Please kindly find attached…(report)… กรุณาเช็ค (รายงาน) ที่แนบมา
- I’ve attached… ฉันได้แนบ… มาด้วย
และประโยคปิดท้ายที่ควรใช้ เช่น
- Thank you for your cooperation. ขอขอบคุณสำหรับความร่วมมือ
- I’m looking / I look forward to hearing from you. หวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณ
- If you need any further information, please do not hesitate to contact me. หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อดิฉัน/กระผมได้
- Do not hesitate to contact me if you need any assistance. ถ้าต้องการให้ช่วยอะไร ติดต่อดิฉันได้
( **หมายเหตุ วลี Do not hesitate to + do something… อาจใช้วลี Please feel free to / feel free to + do something… ก็ได้ เช่น Feel free to contact me if you have any question…)
วลีภาษาอังกฤษ ที่ใช้ลงท้าย อีเมล์
แบบทางการ ยกตัวอย่างเช่น
- Sincerely
- Sincerely Yours,
- Yours faithfully,
แบบกลางๆ ทั่วไป ยกตัวอย่างเช่น
- Best regards,
- With regards,
แบบเป็นกันเองยกตัวอย่างเช่น
- Best wishes,
- Best, All the best,
- Cheers,
