เข้าใจการเขียนอีเมล์ ภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพ

อย่างแรกที่จำเป็นจะต้องก็คือส่วนประกอบหลักๆ ของ Email ซึ่งส่วนประกอบหลักๆ จะมีด้วยกัน 5 ส่วน ดังนี้

1.       หัวข้อของ email

2.       เริ่มต้นทักทาย

3.       บอกจุดประสงค์

4.       อธิบายรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์หลัก

5.       รอการตอบกลับ และขอบคุณทิ้งท้าย

ซึ่งเราจะมาให้เกร็ดเคล็ดลับในส่วนสำคัญเผื่อเพื่อนๆ หลายๆ คนได้ใช้ในการทำงาน

การเขียนทักทายในอีเมล์ถึงผู้ที่เราจะสื่อสารด้วย ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการเริ่มต้นการเขียนอีเมล์ โดยรูปแบบการเขียนจะมีได้หลายอย่าง เช่น Dear Somkid ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับว่าเป็นทางการเพียงใด ซึ่งบางครั้งคุณอาจจะต้องใช้นามสกุลของผู้รับแทนที่จะใช้ชื่อต้นในกรณีที่คุณจะผู้รับไม่ได้มีความสนิทสนมกัน เช่น “Dear Mr. Somkid” แต่ถ้าหากความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับค่อนข้างสนิทกัน คุณอาจจะใช้คำง่าย ๆ อย่าง “Hi Somkid,” ก็ได้

อีกสิ่งหนึ่งที่หลายคนๆอาจพลาดและเป็นส่วนสำคัญมากก็คือส่วนที่จะบอกความเกี่ยวข้องของอีเมล์และจุดประสงค์ต่าง ๆก่อนที่เราจะใส่รายละเอียดเข้าไปในตัวอีเมล์ ยกตัวอย่างประโยคต่างๆ เช่น

·         Further to your last email, … = อ้างถึงอีเมลที่คุณส่งมาครั้งก่อน …

·         I am writing in connection with / with regard to … = ฉันส่งอีเมลมาเกี่ยวกับเรื่อง …

·         I am writing to let you know that … = ฉันเขียนอีเมลมาเพื่อแจ้งให้ทราบว่า…

·         I am delight to tell you that … = ฉันรู้สึกยินดีที่จะแจ้งให้ทราบว่า …

·         We regret to inform you that … = ฉันเสียใจที่จะแจ้งให้ทราบว่า …

·         Please find attached my report. = ฉันได้ส่งรายงานมาตามแนบ

·         Could you give me some information about …? = คุณช่วยส่งข้อมูลเกี่ยวกับ … ให้ฉันหน่อยได้ไหม?

หลังจากนั้นเราจึงใส่รายละเอียดสิ่งที่เราอยากจะสื่อผ่านอีเมล์ได้นั้นเอง

มาถึงในส่วนสุดท้ายจะเป็นในส่วนของการจบอีเมล์อย่างสวยงามและดูเป็นมืออาชีพ ซึ่งเราเอาประโยคเด็ดๆมาให้เอาไปใช้กันได้ตามสถานการณ์กันเลย

·         Thank you for your patience and cooperation.

·         Hope to hear from you soon.

·         If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.

·         I look forward / I’m looking forward to hearing from you.

·         Have a nice / lovely / great / weekend / wonderful day / time.

มาถึงส่วนสุดท้ายในการเขียนจบของ Email อย่างแท้จริง โดยหากเป็นอีเมล์ภาษาไทย ปกติคนไทยก็จะเขียนประมาณว่า “ด้วยรักและคิดถึง” หรือ “ด้วยรักและเคารพ” แล้วตามด้วยชื่อเราที่เขียน Email ฉบับนี้ ซึ่งในภาษาอังกฤษก็จะคล้ายๆ กันเลย โดยสามารถเลือกใช้ได้ ดังนี้

• Best regards,
• Kindest regards,
• Your sincerely,
• Thank you,
• All the best,
• Many thanks,

---

อ่านต่อ “แจกประโยค สำนวน! Everyday expression PART III + ตัวอย่างการใช้”

อ่านต่อ “แจกประโยค สำนวน! Everyday expression PART V + ตัวอย่างการใช้”

อ่านต่อ “แจกประโยค สำนวน! Everyday expression PART VI + ตัวอย่างการใช้”